Fortrolighedserklæring

 

Hilton Food Group og dets datterselskaber respekterer privatlivet og vil kun behandle personoplysninger til det tiltænkte formål og vil fjerne dem, så snart dette formål er opfyldt. Vi vil aldrig sælge dine personoplysninger til tredjeparter, og vi vil sikre overholdelse af alle datafortrolighedslove, herunder Persondataforordningen.

 

Sådan bruger vi dine oplysninger

Denne Persondatapolitik beskriver, hvordan vi bruger dine personoplysninger i relation til Hilton Food Group og dets datterselskaber.

Vi har anført særlige oplysninger til besøgende på dette website, jobansøgere og medarbejdere samt investorer:

  • Besøgende på vores website
  • Jobansøgere og medarbejdere
  • Investorer

 

Fortrolighedshåndtering og kontaktoplysninger til os

Hilton Food Group har udpeget dataansvarlige inden for hvert af sine datterselskaber, som skal have det proceduremæssige ansvar for selskabets juridiske forpligtelser med hensyn til datasikkerhed og -fortrolighed.

Kontaktoplysninger til hvert datterselskab kan ses på de respektives website.

Den dataansvarlige for Hilton Foods Danmark A/S kan kontaktes på:

data.controller@hiltonfoods.dk

c/o HR Manager
Brunagervej 4
8361 Hasselager

 

Klager eller forespørgsler

Hvis du ønsker at indgive en klage over den måde, hvorpå vi har behandlet dine personoplysninger, kan du kontakte den Dataansvarlige, som er forpligtet til at registrere og svare på din klage. Den hovedansvarlige i forbindelse med implementering af GDPR (EUs persondataforordning) er UK Information Commissioner.

En eventuel bekymring kan rapporteres til UK Data Commissioner på dette website:

https://ico.org.uk/concerns/

 

Links til andre websites

Persondatapolitikken på dette website omfatter ikke links, der fører hen til andre websites. Vi opfordrer dig til at læse Persondatapolitikker på de andre websites, som du besøger. Disse andre websites ville relatere til eksterne behandlere af dine personoplysninger.

 

Ændringer i denne Persondatapolitik

Vi gennemgår jævnligt vores Persondatapolitik.

Denne privatlivserklæring blev sidst opdateret den 27. april 2018.

 

Besøgende på vores websites

Når nogen besøger www.hiltonfoodgroup.com, anvender vi en tredjepartstjeneste, Google Analytics, til at indsamle standard internetlog oplysninger og oplysninger om de besøgendes aktivitetsmønstre. Vi gør dette for at indsamle visse oplysninger som fxantallet af besøgende på de forskellige dele af websitet. Disse oplysninger behandles kun på en sådan måde, at ingen personer identificeres. Vi forsøger ikke, og tillader ikke Google at forsøge, at afsløre identiteterne af de besøgende på vores website. Hvis vi skulle ønske at indsamle personidentificerbare oplysninger via vores website, vil vi være ærlige omkring dette. Vi vil gøre det klart, når vi indsamler personoplysninger og vil forklare, hvad vi har til hensigt at gøre med dem.

 

Hilton Food Groups brug af cookies

Du kan læse mere om, hvordan vi bruger cookies på vores side om cookies.

 

Søgemaskine

Vores websitesøgning og beslutningsmeddelelsessøgning drives af System Associates. Søgeforespørgsler og -resultater registreres anonymt for at hjælpe os til at forbedre vores website og søgefunktionalitet. Hverken Hilton Food Group eller tredjeparter indsamler brugerspecifikke oplysninger.

 

Sikkerhed og funktion

Hilton Food Group anvender en tredjepartstjeneste til at opretholde sikkerheden og funktionen på vores website. For at levere denne tjeneste anvender tredjeparten passivt IP-adresserne for besøgende på Hilton Food Group-websitet.

 

Når vi kontaktes telefonisk

Når du kontakter os telefonisk, indsamler vi digitale opkalder oplysninger. Vi anvender passivt disse oplysninger til at forbedre effektiviteten af vores systemer. Vi kan notere indholdet af samtaler og kontaktoplysninger, når den telefoniske henvendelse kræver handling.

 

Når vi kontaktes via e-mail

Vi krypterer og beskytter e-mailtrafik. Hvis din e-mailtjeneste ikke understøtter kryptering, skal du vide, at e-mails, som vi sender eller modtager, muligvis ikke er beskyttet under overførslen.

Vi vil også overvåge e-mails, der sendes til os, herunder vedhæftede filer, for virusser og skadelig software. Du skal være opmærksom på, at du har ansvaret for, at de e-mails, som du sender, er lovlige. Internet-routing kan medføre, at data overføres til lande uden for EU.

 

Besøgende på fabrikken

Besøgende på fabrikken skal identificere sig, og vi vil gemme deres navn og virksomhedskontakt, mens de er på fabrikken.

 

Jobansøgere og medarbejdere

Hilton Foods Danmark A/S er dataansvarlig for de oplysninger, som du afgiver under rekrutterings- og ansættelsesprocessen, medmindre andet er anført. Hvis du har spørgsmål vedrørende processen eller har problemer med hensyn til fortrolighed eller datasikkerhed, skal du kontakte HR-afdelingen eller rekrutteringskontakten.

 

Hvad gør vi med de oplysninger, som du giver os?

Alle oplysninger, som du afgiver i løbet af processen, vil kun blive brugt til behandling af din ansøgning eller til at opfylde juridiske eller myndighedsmæssige krav, hvis det er nødvendigt.

Vi vil ikke dele nogen af de oplysninger, som du afgiver under rekrutteringsprocessen, med nogen tredjepart eller gemme dem uden for the Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. De oplysninger, som du afgiver, vil blive opbevaret på en sikker måde af os og/eller vores databehandlere, uanset om oplysningerne er i elektronisk eller fysisk format.

Vi vil bruge de oplysninger, som du giver os, til at kontakte dig i forbindelse med behandlingen af din ansøgning. Vi vil bruge de andre oplysninger, som du afgiver, til at vurdere din egnethed til den stilling, som du har søgt.

 

Hvilke oplysninger anmoder vi om, og hvorfor?

Vi indsamler ikke flere oplysninger end vi har brug for til at opfylde de anførte formål, og vi vil ikke gemme dem længere end nødvendigt. Når rekrutteringsprojektet er afsluttet, slettes alle data på ansøgere, der ikke blev ansat.

De oplysninger, som vi anmoder om, anvendes til at vurdere din egnethed til ansættelse - denne vurdering foretages ikke automatisk. Du behøver ikke at give os de ønskede oplysninger, men det kan påvirke vurderingen af din ansøgning. Vi kan bede dig om at afgive oplysninger mundtligt, skriftligt, pr. e-mail eller via sociale medier.

Under rekrutteringsprocessen kan vi anmode om personoplysninger som fx navn, adresse, fødselsdato, køn, e-mailadresse og telefonnumre.

I forbindelse med ansættelsesprocessen vil vi bede dig om dokumentation for identitet for at opfylde vores forpligtelser til at verificere arbejdstilladelser. Denne dokumentation omfatter cpr.nr., kørekort, brev fra immigrationsmyndighed eller kopi af pas, der viser navneside og visumside. Vi kan anmode om et brev, der bekræfter Arbejds- og opholdstilladelse fra den statslige myndighed, så vi kan bekræfte, at du har tilladelse til at arbejde i EU. Vi anmoder om Skattekort, så vi kan trække den korrekte indkomstskat fra din indkomst. Vi kan bede om eksamensbeviser og ansættelseshistorik for at besvare spørgsmål om egnethed til stillingen. For alle disse anmoder vi om de originale dokumenter, som vi gennemgår inden bekræftelse af en ansættelseskontrakt. Vi tager en kopi af disse dokumenter og opbevarer dem, indtil vi ikke længere er forpligtet til at opfylde ansættelsesforpligtelserne.

Vi kan inden ansættelsen med dit samtykke udbede os referencer, deres kontaktoplysninger samt kontekst og ansættelseshistorik for at verificere dine tidligere ansættelser.

Vi kan bede dig om at fremlægge helbredsoplysninger, som vil blive behandlet af den rekrutterende leder/HR-medarbejder for at vurdere din egnethed til stillingen.

Efter din ansættelse benytter vi Nem Konto, så vi kan udbetale din løn, samt navn- og kontaktoplysninger på pårørende til brug i nødstilfælde. Vi videregiver disse til en lønadministrator i virksomheden.

Vi sender relevante personoplysninger til vores samarbejdspartnere, såsom Pensionsselskaber og Sundhedsforsikring. Disse selskabers Persondatapolitik fremgår af deres hjemmesider.

Vi vil bede om eller tage et foto, der skal bruges på e-mails og ved tidsmonitorering af elektroniske systemer med henblik på identifikation og til behandling af tidsbaseret betaling samt et fingeraftryk til automatiske adgangssystemer. Vi tilintetgør disse, når dit ansættelsesforhold med Hilton Foods Danmark ophører.

Under din ansættelse vil vi bede dig om at udfylde formularer med personoplysninger med henblik på ferieplanlægning og oplysning om fravær.

 

Sharesave-ordning

Virksomhedens Sharesave-ordning administreres af Equinity, som fungerer som behandler af personoplysninger for at administrere din deltagelse i ordningen. Equinity er kontraktuelt bundet af Hilton Food Group som databehandler.

 

Rekrutteringsbureauer

Visse ledige stillinger annonceres via et rekrutteringsbureau eller headhunting-virksomhed. Vi kræver, at de håndterer deres data i henhold til GDPR (EUs persondataforordning). Hilton Foods Danmark A/S gemmer ikke nogen personoplysninger, hvis du ikke får den ansøgte stilling.

 

Kontakt på stedet

Medarbejdere skal kontakte deres HR-afdeling for at drøfte eventuelle problemer med databeskyttelse.

 

Dataopbevaring

Alle selskabets computer- og papirarkiver tilintetgøres inden for 6 år.

Med hensyn til medarbejdernes personoplysninger fjernes deres sag fra databehandlingsmiljøet umiddelbart efter deres fratrædelsesdag eller så hurtigt som muligt derefter. Dette omfatter også træningsoplysninger og løn- og fremmødedata. Der kan være et krav om efterfølgende at behandle personoplysninger, fx til selvangivelse, men når disse altovervejende grunde ikke længere er gældende, vil personens personoplysninger blive fjernet.

For jobansøgere vil oplysninger kun blive gemt ved bekræftelse af en ansættelseskontrakt.

 

Dine rettigheder:

Du har rettigheder i henhold til EU-lovgivningen på området, der undertiden benævnes GDPR - General Data Protection Regulation (Persondataforordningen). Hilton Food Group anvender principperne i databeskyttelseslovgivningen i alle sine datterselskaber og overholder alle relevante love vedrørende fortrolighed og opbevaring af personoplysninger. Dette afsnit gælder for alle personer, hvis personoplysninger opbevares af Hilton Foods Danmark A/S.

Du har ret til at sikre, at de personoplysninger, som du har givet os, behandles korrekt, til det formål til hvilket de er afgivet, og i henhold til loven - især den lov der almindeligvis kaldes Databeskyttelsesforordningen, GDPR.

Det juridiske grundlag for behandling af personoplysninger sker for at opfylde en ansættelseskontrakt eller levering af varer eller tjenester.

Du har ret til at se alle de personoplysninger, der vedrører dig. Dette omfatter en ret til at tilgå oplysninger inden for 1 måned efter fremsættelse af anmodning herom. Du har ret til at modtage disse oplysninger i en ”bærbar” form. Det betyder, at du vil modtage dem i et almindeligt anvendt format som fx .pdf, .doc (Word), .txt eller andet almindeligt format for at sikre bærbarheden, så du kan tage dem med dig og anvende dem andetsteds. Formatet og konteksten kan drøftes med den dataansvarlig, hvis du anmoder om dataadgang.

Du har ret til straks at få eventuelle forkert registrerede oplysninger berigtiget.

Hos Hilton Foods Danmark foregår næsten al databehandling i forbindelse med en ansættelseskontrakt eller kontraktlig leverance til os eller kontraktlig leverance fra os, og Hilton Food Group vil normalt ikke anvende samtykke som det juridiske grundlag for databehandling. Anvendes samtykke som det juridiske grundlag for databehandling, kan du altid trække dit samtykke tilbage ved at rette henvendelse til den dataansvarlige.

Du har ligeledes ret til at begrænse indholdet af de personoplysninger, som vi behandler, og dette kan drøftes med den dataansvarlige. Fjernelse af dette kan også foranstaltes, hvis det er nødvendigt.

Du kan anmode om, at dine personoplysninger slettes. Dette betegnes almindeligvis som ”retten til at blive glemt”. I praksis betyder det, at vi efter anmodning vil stoppe med at behandle personoplysninger. Vi tilbyder dig mulighed for at drøfte, hvordan dette skal foregå, når du anmoder om sletning af dine oplysninger. I visse situationer vil oplysninger stadig blive gemt, fx hvis der er et lovkrav om fortsat dataopbevaring hos eksempelvis skattemyndighederne. Al anden behandling vil dog stoppe, og komplet sletning vil finde sted efter ophør af den altovervejende forpligtelse.

Personoplysninger vil ikke blive overført uden for den Europæiske Union, medmindre det sker i henhold til de strenge kontroller, som Koncernen er underlagt i henhold til den nationale datafortroligheds- og sikkerhedslovgivning.

I forhold vedrørende datafortrolighed og -sikkerhed findes der en fastlagt klageprocedure og procedurer for ekstern behandling af eventuelle problemer. Indgivelse af klage foregår via den lokale HR-afdeling. Du kan indgive en klage til den lokale Data Commissioner. Det bemærkes, at den ansvarlige Data Commissioner er UK Information Commissioners Office som følge af Koncernens opbygning.

 

For investorer:

Hilton Food Group behandler ikke direkte nogen personoplysninger fra investorer og bruger Equinity som registrator.

 

Overvågning på Hilton Foods Groups lokale fabrikker

På alle Hilton Food Groups lokale fabrikker foregår der monitorering med henblik på sikker drift af forretningen.

We use cookies to ensure that we give you the best experience on our website.